Vamos falar sobre do 4º pilar do Programa Global de Integridade e Compliance KOF BR: visitas de autoridades
O que são visitas de autoridades?
Como o próprio nome diz, a visita de autoridade é um processo no qual uma autoridade governamental comparece às instalações da nossa empresa, tendo como motivação: revisão de rotina, fiscalização ou averiguação de denúncias contra a companhia.
As visitas de autoridades têm como objetivo garantir que estejamos em dia com o cumprimento de normas e da legislação; de maneira geral, os órgãos fiscais não avisam com antecedência a data em que comparecerão ao local.
Há diversos órgãos fiscalizadores que podem fazer visitas à empresa sem aviso prévio. Por essa razão, devemos estar sempre preparados para o recebimento e o atendimento dessa visita.
Confira a lista de órgãos que atuam dessa maneira e os assuntos aos quais estão relacionados.
Segurança Social: fiscaliza as contribuições previdenciárias.
Receita Federal: controla as movimentações financeiras e os pagamentos de impostos.
Prefeitura ou Secretaria da Fazenda do Município: investiga se os tributos municipais estão sendo pagos.
Estado ou Secretaria da Fazenda do Estado: analisa se as taxas estaduais, como o ICMS, estão em dia.
Vigilância Sanitária: averigua a higiene e os impactos que a atividade da empresa pode gerar aos colaboradores e à sociedade.
Corpo de Bombeiros: fiscaliza se há potencial perigo para o negócio em si e para todo o ambiente ao redor.
Ministério do Trabalho e Emprego: fiscaliza o cumprimento de disposições legais, regulamentares e convencionais relacionadas à legislação trabalhista.
Ibama (Meio Ambiente): apura infrações administrativas contra o meio ambiente relacionadas aos empreendimentos e atividades.
Entre outros órgãos.
Vale lembrar que uma autoridade só pode visitar nossa empresa se estiver habilitada para isso, ou seja, apresentando credencial que comprove seu vínculo com o órgão informado. Além disso, ela precisa estar autorizada por algum regulamento, ofício ou amparada pela lei. Isso significa que a autoridade pode ou não estar munida de ofício ou mandado para a visita, pois pelos olhos da lei ela tem poder fiscalizador.
Qual procedimento deve ser adotado quando da visita de autoridade?
Devemos seguir seis passos para atendimento da visita de autoridade.
- Recepção: o guarda de Proteção Patrimonial recebe a autoridade, solicita e registra suas informações.
- Solicitação de documentação: o guarda solicita o documento oficial da visita e verifica hora, data e endereço, confirmando a veracidade do documento e da identificação da autoridade.
- Aviso ao responsável: o guarda de Proteção Patrimonial avisa aos responsáveis para atender, assessorar e direcionar a autoridade visitante. O responsável por atender a autoridade deve ser alguém que tenha conhecimento sobre o tema que motivou a visita.
- Atendimento à autoridade visitante: o responsável recebe a autoridade de forma cordial e respeitosa, verifica o ofício com atenção e notifica o representante legal ou qualquer outra pessoa funcional que deva participar da visita. O Jurídico também deve ser informado. Caso não exista ofício, o responsável deverá requisitar o motivo e o fundamento da visita.
- Entrega das informações: o representante legal, com o apoio dos funcionais e do Jurídico, fornece única e exclusivamente as informações solicitadas e estabelece um formato para detalhar essas informações. Também oferece à autoridade todos os recursos necessários para a visita.
- Conclusão e acompanhamento: o representante legal ou funcional verifica a referida ata e, se necessário, faz as anotações ou ressalvas para resguardar os direitos da empresa. Essa ata de visita deve ser assinada pela autoridade, pelo representante legal ou funcional que acompanhar a visita, além de duas testemunhas, caso necessário. A autoridade entrega uma cópia ao representante legal ou funcional, e este deve enviar uma cópia ao Jurídico e incluir na pasta de controle correspondente à unidade.
Perguntas e repostas quanto à vista de autoridade
A autoridade é obrigada a se identificar?
Resposta: Sim. Para o exercício de seu trabalho, é obrigatória a apresentação de suas credenciais. Essa obrigatoriedade da identificação é uma garantia importante de segurança na relação entre auditor e empresa. Caso a autoridade se negue a se identificar, por favor, entre em contato com o Jurídico.
E se a autoridade não apresentar um ofício ou documento informando o motivo da visita?
Resposta: Não há exigência legal para que as autoridades tenham que apresentar ofício de inspeção, visto que as fiscalizações podem ocorrer de forma ordinária, extraordinária ou motivadas por denúncia. No entanto, ao solicitar qualquer documento da empresa, este só deve ser entregue após a autoridade apresentar suas credenciais.
Uma autoridade poderá visitar a empresa no final de semana? Ela poderá entrar na empresa?
Resposta: As visitas não ocorrem apenas em dias úteis. Dessa forma, uma autoridade pode visitar o local nos finais de semana, principalmente em razão de alguma denúncia. É por isso que devemos ter pessoas qualificadas, orientadas e autorizadas a receber as autoridades que possam visitar a empresa nesses dias.
Muito importante
Trate a autoridade com respeito, gentileza e atenção. Ofereça pelo menos um copo com água e a direcione para uma sala de espera. Às vezes, a autoridade pode ter circulado por horas e pode ter sede ou mesmo necessidade de usar o banheiro.
Encontre uma sala confortável para que a autoridade se instale temporariamente e possa desenvolver o trabalho de examinar os documentos que, porventura, tenham sido solicitados por ela.
